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एमएस-एक्सेस क्या है ?

What is MS Excel in hindi ?

एमएस-एक्सेस माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का रिलेशन डाटाबेस पैकेज है. इससे सारणियों के रूप में डाटा एकत्र किया जा सकता है. इस डाटा को आप स्क्रीन पर देख सकते है.किसी भी क्रम में छांट सकते हैं तथा छाप भी सकते है। डाटा को भरने के लिये आपकी स्क्रीन पर तथा कागज पर भी छपे हुए फार्म तैयार किये जा सकते है। भरे हुए डाटा से आप  क्वैरी द्वारा दिये हुए आधार पर सूचनाए प्राप्त कर सकते है। डाटा के आधार पर विभिन्न उपयोगों के लिए रिपोर्ट, आदि भी तैयार किये जा सकते ।

आप एक ही डाटाबेस में अनेक सारणियां बना सकते है, और उन्हें एक दूसरे से इस प्रकार सम्बधित कर सकते है. कि आवश्यकता होने पर कई टेबिलों से सूचनाए चुनकर उन्हें एक साथ लाया जा सके और उनसे वॉछित रिपोर्ट निकाली जा सके। इनके अलावा और बहुत सी सुविधाए एमएस एक्सेस में उपलब्ध है । डाटा बेस का हमारे जीवन में बहुत उपयोग है. चाहे वह व्यक्तिगत हो या व्यापारिक, उदाहरण के लिये हम किसी मित्र का पता या फोन नम्बर देखने के लिए पतों की डायरी का उपयोग करते है. जिसमें सबके नाम व पते वर्णमाला के क्रम में लिखे रहते हैं। पतों की डायरी भी एक डाटाबेस ही है भले ही कम्प्यूटर पर नही बनी हुए हो। एमएस एक्सेस की सहायता से आप ऐसे ही डाटा बेस सरलता से बना सकते है और उनका उपयोग कर सकते है, व्यावसायिक कंपनियों का बहुत सा कार्य डाटाबेस द्वारा कम्प्यूटर में सरलता से बना सकते है. जैसे ग्राहकों और सप्लावरों की सूचनाएं लेन-देन का हिसाब, सामान इन्वेन्ट्री अर्थात् स्टॉक की व्यवस्था, खर्चो का हिसाब , बिलों का हिसाब-किताब आदि। 

एमएस एक्सेस में प्रयोग किए जाने वाले कुछ प्रमुख शब्द और उनका एमएस एक्सेस में उपयोग :-

डाटाबेस (Database)

सरलतम शब्दों में कोई डेटाबेस, उपयोगी डाटा का संग्रह होता है । पतों की डायरी इसका एक उदाहरण है, डिक्शनरी भी एक प्रकार का डाटा बेस है, रेल्वे टाइम टेबिल डाटा बेस का अच्छा उदाहरण है। एमएस - एक्सेस के डाटा बेसों में कुछ विशेष वस्तुएं होती हैं, जैसे टेबिल क्वैरी फार्म आदि। एमएस-एक्सेस में कोई सारणी या टेबिल एक जैसे डाटा का सग्रह होती है ' उदाहरण के लिए आप एक सारणी बना सकते हैं, जिसमें आपके मित्रों में से प्रत्येक के बारे में कुछ सूचनाएं दी गयी हो जैसे नाम उम्र ,घर का पता, फोन नं. ऑफिस का पता, ऑफिस का फोन नं. आदि ऐसी सारणी आप एमएस - एक्सेस से बना सकते है 

किसी डाटाबेस में आप इस प्रकार की अनेक टेबल बना सकते हैं, जिनमें विभिन्न वस्तुओं के बारे में अलग-अलग प्रकार की सूचनाएं भरी गयी हो. उदाहरण के लिए किसी पुस्तकालय के उपयोग के लिये बनाए गये डाटाबेस में पुस्तकों, लेखकों. सदस्यों, पुस्तकों के लेन-देन आदि के बारे में अलग-अलग टेबिलें होगी इन सभी सारणियों को एक ही डाटा बेस फाइल में स्टोर किया जाएगा क्योंकि उनमें भरी सूचनाएं एक दूसरे से सम्बन्धित होती हैं. और उनको मिलाकर ही कोई रिपोर्ट निकाली जाएगी।

डाटाबेस का रिलेशनल कैसे करे ?

Relational Database in hindi

रिलेशनल डेटाबेस (Relational Database) 

एक्सेस एक रिलेशनल डाटाबेस पैकेज है, जिसका अर्थ है कि इसमें डाटा को अलग-अलग स्थानों में स्टोर करके उन्हें आपस में सम्बधित किया जा सकता है. उदाहरण के लिए यदि आप किसी बिल, ग्राहक का नाम या एकाउण्ट नम्बर लिखते है. तो एक दूसरी सारणी से उस ग्राहक का पूरा पता, टेलीफोन नम्बर तथा अन्य जानकारी देखी जा सकती है। किसी साधारण डाटाबेस के बजाय रिलेशनल डाटाबेस का उपयोग करने से हमें कई लाभ होते है जैसे 

(क) डाटा को कम से कम स्थान में स्टोर किया जा सकता है. क्योकि इसमें एक प्रकार की जानकारी एक ही जगह रखी जा सकती है। 

(ख) इसमें किसी सूचना को साझा करना सम्भव होता है. क्योंकि बनाए गए सम्बंध के आधार पर एक ही जानकारी का उपयोग कई जगह किया जा सकता है

(ग) इसमें किसी डाटा को एक ही जगह देखे जाने के कारण वही पर उसे सुधार देना सम्भव होता है और उसे कई जगह नही सुधारना पड़ता। इसलिए पूरे डाटाबेस में सभी जानकारिया नवीनतम रहती है।

रिकार्डस (Records)

किसी डाटाबेस की सारणी की एक पंक्ति में भरी  गयी समस्त सूचना को एक रिकार्ड कहा जाता है। 

फील्डस (Fields)

फील्ड, टेबिल का वह भाग है, जिसमें हम एक विशेष प्रकार के आंकड़ों को संग्रहीत करते है। उदाहरण के लिए दिये गये डाटाबेस में हम नाम को कुजी फील्ड मान सकते है. क्योंकि इससे हम यह पहचान सकते है कि कौन सा रिकार्ड किस व्यक्ति का  है एक्सेस में कुंजी फील्ड  या तो आप बताते है या एक्सेस अपने आप तय कर लेता है. इसमें कुंजी फील्डो के कई उपयोग होते हैं ।

क्वैरीज तथा डॉयनासेट्स (Queries & Dynasets)

किसी डाटाबेस में भरे हुए डाटा के आधार पर कोई जानकारी मागी जाना और उस क्वैरी के जवाब में प्राप्त होने वाली सूचनाओं को डायनासेट कहा जाता है, उदाहरण के लिए यदि आप जानना चाहते है कि किसी एक शहर (उदाहरण के लिए नेपानगर) में आपके कौन-कौन से मित्र रहते हैं. तो यह क्वैरी  है और इसके उत्तर में मित्रों की जो सूची मिलेगी. वह डायनासेट होगी। 

एक्सेस में डायनासेटों को स्वतः ही सुधार दिया जाता है. यदि डाटा में किसी परिवर्तन के कारण उनमें शामिल सूचनाओं में कोई अन्तर आता है तो कमी-कभी आपको उन्हें सुधारने का आदेश देना पड़ता है। 

फार्म (Form)

फार्म आपकी स्क्रीन पर बनायी गयी ऐसी विंडो है, जो आपके लिए डाटा प्रविष्ट करना और प्रविष्ट किए हुए डाटा को देखना सरल बना देती है। फार्म को या तो आप स्वयं डिजाइन कर सकते हैं या एक्सेस की ऑटोफार्म विशेषता के द्वारा यह करा सकते है। 

रिपोर्टस (Reports) 

सामान्यतया कोई रिपोर्ट कागज पर छपा हुआ डायनासेट होती है. आप चाहे तो रिपोर्ट को डिस्क पर भी रख सकते है। एक्सेस आपको रिपोर्ट तैयार करने में भी सहायता देता है. इसमें जटिल रिपोर्ट्स के लिए विजार्ड प्रोग्राम भी होते है.

गुण (Properties)

गुण किसी डाटाबेस की डिजाइन से जुड़े हुए विवरण या विशेषताए है। उदाहरण के लिए किसी फील्ड के गुणों में डाटा टाइप तथा डाटा का फार्मेट शामिल होता है। इसी प्रकार आप एक्सेस की अधिकाश वस्तुओं जैसे फील्ड, फार्म, रिकॉर्ड आदि के लिए गुण निर्धारित कर सकते हैं।

गणनाएं (Calculations) 

एक्सेस में आप आवश्यकता पड़ने पर गणनाए करने के आदेश दे सकते हैं, इसके लिए आप पहले से बने फोटो का प्रयोग करते हुए मुद्राएं बनाते है, और एक्सेस को उस मुद्रा का मान निकालने का आदेश देते हैं. 

विजार्ड (Wizard)

ये ऐसे प्रोग्राम होते हैं जो कोई प्रमुख कार्य करने में आपकी चरणबद्ध तरीके से सहायता करते हैं। एमएस-एक्सेस में कई विजार्ड हैं, जो मुख्यत निम्नलिखित को तैयार करने में मदद करते है - 

क्वैरी

सारणी 

फार्म

रिपोर्ट आदि.